Aron Lodi @ 1111 Galery

SPOT Documentatie


Op deze pagina vind je alle informatie die je nodig hebt om een aanvraag en bijbehorende eindverantwoording voor de Regeling SPOT Documentatie in te dienen. Lees deze informatie goed door voordat je begint met het opstellen van je aanvraag. Als je vragen hebt over de Regeling, neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.
 

Om een aanvraag in te dienen, maak je eerst een account aan. Kies daarna voor welke regeling je een aanvraag wilt indienen en volg de stappen in het portaal. Je kunt je aanvraag tussendoor opslaan. Er is alleen een Nederlandse versie van het portaal beschikbaar, maar je mag de aanvraag ook in het Engels indienen. 

LET OP: Voordat je je aanvraag indient, vragen we je om een akkoordverklaring. Je gaat akkoord met deze akkoordverklaring betreft alle voorwaarden op deze pagina. 


Kijk hier voor alle voorwaarden voor de Regeling SPOT Documentatie

versie 03.2025

SPOT documentatie is bedoeld om de zichtbaarheid en presentatie van Haagse kunstenaars te versterken.   

De Regeling ondersteunt kunstenaars bij het (laten) vervaardigen van hoogwaardige documentatie en is een aanvulling voor de kosten: 

  • Promotie van eigen werk;  

  •  Het actualiseren van documentatie van eigen werk (kleinschalige publicaties, brochures, flyers e.d.);  

  • Het (re)construeren van een eigen website;  

  • Inschakelen van specialisten (adviseurs, tekstschrijvers, critici, fotografen, ontwerpers). 

Haagse kunstenaars komen in aanmerking voor deze Regeling.  

Voorwaarde is dat de Haagse kunstenaar ingeschreven staat in het kunstenaarsbestand van Stroom en dat het profiel is geactualiseerd (Mijn Stroom). 

LET OP! Bij een project waaraan meerdere partijen deelnemen (zoals bij groepstentoonstellingen, manifestaties e.d.), prevaleert de aanvraag van de (hoofd)initiatiefnemer. Overige deelnemers aan het project kunnen pas aanvragen nadat de hoofdinitiatiefnemer bij Stroom heeft aangegeven af te zien van een PRO- of SPOT-aanvraag. 

Niet in aanmerking komen:  
Aanvragen in het kader van (kunst-)opleidingen, voorstellen van of met (kunstacademie) studenten, cursussen en workshops met een educatief karakter. Gedurende een (kunst-)opleiding (Bachelor, Master, postdoc, PhD) kan een aanvrager geen aanspraak maken op de PRO- en SPOT-regelingen.  

Aanvragen voor postacademische werkperiodes/residencies (zoals bij de Rijksakademie, De Ateliers, de Jan van Eyck Academie en het EKWC) vallen buiten de kaders van het regelingenstelsel. 

  • Stroom geeft een maximale bijdrage van 75% van de begroting. 

  • Het is verplicht de modelbegroting van Stroom te gebruiken. Klik hier om de modelbegroting te openen.

  • De bedragen dienen te worden ingevuld exclusief BTW. Als je geen BTW kunt verrekenen, moet je contact opnemen met Stroom voordat je de aanvraag indient. 

  • Per aanvraag kan er een minimale bijdrage van €150,- en een maximale bijdrage van €600,- aangevraagd worden. 

  • Het beschikbare bedrag per aanvrager per kalenderjaar voor SPOT Documentatie en SPOT Individuele tentoonstelling tezamen is maximaal € 1.500,- (binnenland) of € 2.000,- (buitenland). 

  • Voor de PRO- en SPOT-regelingen geldt een gezamenlijke maximum bijdrage vanuit Stroom van € 20.000,- per kalenderjaar per aanvrager (c.q. gastorganisatie/gastlocatie). 

  • Alleen voor onderstaande kosten kan een aanvraag worden ingediend:  

  • diensten en leveringen van professionele fotografen, websitebouwers, grafisch ontwerpers (geen huisstijl), tekstschrijvers, drukkerijen (geen visitekaartjes), copyshops e.d. 

  • vormgeving en kosten drukwerk, brochures, folders, catalogus, ansichtkaarten eigen werk 

  • bouw en vormgeving website, dtp kosten, digitaliseren beeldmateriaal 

  • diverse materialen voor vervaardiging van documentatie zoals, documentatiemappen, papier, digitale beelddragers (geen cartridges)  

  • film, video, dvd alleen als producten documentair en promotioneel van aard zijn 

  • (digitale) camera’s, videocamera’s, scanners, tablets; vergoeding tot 33,3% van de kosten en 1x per 3 jaar mogelijk om een aanvraag in te dienen. 

  • Vergoedingen in natura worden niet financieel ondersteund.   

 

  • Een toekenning wordt alleen verstrekt als er sprake is van een aantoonbaar financieel tekort. 

  • Bij toekenningen waarbij een partij niet de formele aanvrager is maar wel belanghebbende (bijvoorbeeld omdat deze het project mede organiseert of realiseert), weegt het toegekende bedrag naar rato mee bij bepaling van de jaarlijkse maximum bijdrage vanuit Stroom voor deze partij. 

  • De richtlijn kunstenaarshonorarium is een handreiking aan zowel kunstenaars als instellingen in Nederland om te komen tot een professionelere contract- en onderhandelingspraktijk bij tentoonstellingen/presentaties zonder verkoopdoel (zie www.kunstenaarshonorarium.nl). Stroom onderschrijft de richtlijn en stimuleert kunstenaars om bij instellingen in Nederland waar hun werk wordt tentoongesteld hierover gezamenlijk afspraken te maken. Dit betekent dat de instelling het honorarium betaalt en dat deze dus niet door de SPOT Regelingen kan worden gefinancierd. 


Tip: Het Mondriaan Fonds biedt de regeling ‘Kunstenaarshonorarium’ aan. Zo geeft het Mondriaan Fonds een financiële stimulans aan organisaties die de in de richtlijn genoemde honoraria voor ten minste 50 procent betalen. Zie de website van het Mondriaan Fonds (www.mondriaanfonds.nl). 

De aanvraag dien je via het aanvraagportaal van Stroom in en bestaat uit de volgende stappen: 

Gegevens aanvrager: Voorwaarden vind je bij Wie komt in aanmerking voor deze Regeling?’ 

Plan: Het Plan bestaat uit een titel, beschrijving van de beoogde documentatie en een start- en einddatum. 

Financieel overzicht: Voorwaarden vind je bij ‘ Voor welk budget kan je aanvragen?’ 

Bijlage: Bijlagen zijn uitsluitend bedoeld voor additionele informatie rondom je aanvraag. Alle relevante informatie dient in het plan, de documentatie en begroting te worden opgenomen en niet in een bijlage. 

Akkoordverklaring: Je geeft bij deze stap akkoord op alle voorwaarden van deze Regeling. 

 

  • Er kan het hele jaar doorlopend aangevraagd worden.  

  • Het beschikbare budget voor de SPOT Regeling wordt verdeeld over vier kwartalen. Indien het kwartaalmaximum van het budget is bereikt kunnen er geen aanvragen meer voor dat betreffende kwartaal worden ingediend. Het budget van de aanvraag valt in het kwartaal waarin de startdatum van de realisatie van het plan plaatsvindt. Op de website van Stroom Den Haag wordt aangegeven voor welke kwartalen nog aanvragen in behandeling worden genomen.  

  • De aanvraag moet uiterlijk één maand voor aanvang van de realisatie van het plan ingediend zijn. Aanvragen minder dan een maand voor aanvang worden niet in behandeling genomen. 

  • Men kan voor hetzelfde voorstel niet tegelijkertijd bij PRO en SPOT een aanvraag doen. 

  • Binnen de regelingen van Stroom kan men voor hetzelfde voorstel slechts één toekenning krijgen. Deze voorwaarde geldt ook in het geval van voorstellen die voortkomen uit – of een afgeleide zijn van - een eerder toegekend voorstel, en die in artistiek-inhoudelijke zin terug te voeren zijn tot eenzelfde plan en/of grondslag. In de praktijk betekent dit dat men niet voor verschillende fasen of onderdelen van eenzelfde plan afzonderlijke toekenningen kan krijgen. Uitzondering hierop vormen plannen die weliswaar voortkomen uit een eerder (toegekend) voorstel maar daar in artistiek-inhoudelijke zin fundamenteel van verschillen, en wel zodanig dat er sprake is van een nieuw plan met een nieuwe artistiek-inhoudelijke grondslag. 

Stroom zal de aanvraag formeel controleren op alle voorwaarden van de Regeling.  Als er informatie ontbreekt, nemen wij contact met je op.  

Als de aanvraag formeel in orde is, wordt deze door de directie van Stroom behandeld. De aanvrager ontvangt na de beoordeling een toekennings- of afwijzingsbrief. In het geval van een toekenning wordt in de toekenningsbrief de financiële vergoeding vermeld.    

Stroom heeft als doelstelling het stimuleren van het beeldende kunstklimaat in Den Haag. Daartoe rekenen we ook een veilige (werk)omgeving voor kunstenaars, professionals en belangstellenden. In geval van (ernstige verdenking van) grensoverschrijdend gedrag waarbij personen zich in hun veiligheid bedreigd voelen, behoudt Stroom zich het recht voor maatregelen te nemen, zoals het niet in behandeling nemen van een aanvraag, of het afwijzen van inschrijving in het kunstenaarsbestand.   

Aan de financiële regelingen van Stroom kunnen geen rechten worden ontleend. 

 

  

Wijzigingen in het plan, zowel van financiële als inhoudelijke aard, behoeven de voorafgaande goedkeuring van Stroom via 'berichten’ in het portaal. 

  • Wanneer op enig moment in het plan substantiële wijzigingen optreden in de uitvoering, de begroting en het dekkingsplan, dient de aanvrager dit vooraf door te geven. Op basis van de voorgestelde wijzigingen zal worden bepaald of de toegekende bijdrage daarvoor kan worden aangewend.  

  • Als het plan niet voor de einddatum kan worden gerealiseerd, dan heeft de aanvrager de mogelijkheid om een verzoek tot verlenging in te dienen, inclusief motivatie en een voorstel voor een nieuwe einddatum.  

  • Indien op enig moment gedurende de planperiode een wijziging optreedt in de woonplaats van de aanvrager (bijvoorbeeld omdat deze uit Den Haag verhuist en zich elders vestigt), kan daarmee het ‘Haagse belang’ van het voorstel in het geding komen. Bij verhuizing naar een andere woonplaats dient de aanvrager dit dan ook direct schriftelijk door te geven. Op basis van de nieuwe situatie en de status van het plan zal dan worden bepaald of de financiële bijdrage alsnog kan worden aangewend, geheel of gedeeltelijk. 

 

De eindverantwoording dien je uiterlijk één maand na realisatie van je plan in bij 'betaalverzoeken’ in het portaal van Stroom. De eindverantwoording bestaat uit een beeldverslag en een financieel verslag. Na het indienen van je eindverantwoording kun je steekproefsgewijs geselecteerd worden voor een financiële controle.  

Beeldverslag  
Het beeldverslag bestaat uit een foto-impressie, publiciteitsmateriaal of exemplaar van gerealiseerde documentatie (max. 20 afbeeldingen). 

Financieel verslag  

  • Ingevuld overzicht van de werkelijke baten en lasten. Het is verplicht de door Stroom goedgekeurde begroting hiervoor te gebruiken en in de kolom naast de begrote cijfers aan te vullen met de werkelijke baten en lasten. Zo wordt een duidelijk financieel overzicht en inzicht gecreëerd.  

  • De aanvrager dient grote afwijkingen te verklaren.    

  • De aanvrager dient alle financiële bewijsstukken zoals hieronder beschreven bij ‘Steekproef Financiële controle’ minimaal 2 jaar beschikbaar te houden ter controle door Stroom. 

Steekproef financiële controle 
Word je geselecteerd voor de financiële controle dan lever je alle financiële bewijsstukken (facturen, bonnen, bankafschriften) aan, die horen bij de werkelijke lasten. De werkelijke lasten heb je ingediend bij het financieel verslag. Hiervoor heb je de goedgekeurde begroting gebruikt en aangevuld.  

Voorwaarden  

  • In het document dat aangeleverd wordt moet een duidelijk, leesbaar verband zijn tussen de financiële bewijsstukken en kostenposten. Nummer bijvoorbeeld de kostenposten (voorbeeld 1. materiaalkosten, 2. transportkosten ect) en geef de bewijsstukken hetzelfde nummer.   

  • Alleen duidelijke en leesbare bewijsstukken worden geaccepteerd.  

  • In geval van eigen transport wordt de dan geldende maximale niet btw-belaste kilometerprijs gehanteerd.  

  • Bij gebruik van een huurauto dienen de factuur van de huur en de benzinebonnen te worden ingediend.  

  • Vergoeding van ov is op basis van 2e klas vervoer. 

  • De aanvrager draagt er zorg voor dat diens accountant of administratiekantoor medewerking verleent aan de door of vanwege Stroom verrichte (controle)-werkzaamheden. 

Bij de SPOT Regeling is er de mogelijkheid om een voorschot van 50% van het toegekende bedrag aan te vragen. Dit kan aangevraagd worden via een ‘betaalverzoek’ in het portaal van Stroom.  

De definitieve financiële vergoeding wordt vastgesteld en uitbetaald nadat de toegekende aanvrager heeft voldaan aan de voorwaarden van de eindverantwoording. 

Na de beoordeling van de eindverantwoording ontvangt de toegekende aanvrager een vaststellingsbrief waarin de financiële vergoeding definitief is vastgesteld. 

Terugvordering 

  • Wanneer blijkt dat de toekenning ten onrechte heeft plaatsgevonden zal Stroom de toekenning intrekken en een eventuele betaling terugvorderen. 

  • Wanneer blijkt dat de eindverantwoording niet voor de genoemde data in de toekenningsbrief is ontvangen en er geen tussentijdse wijziging is doorgegeven en goedgekeurd, wordt een eventuele betaling teruggevorderd worden. 

  • Wanneer blijkt dat het plan niet is gerealiseerd binnen de start- en einddatum en er geen tussentijdse wijziging is doorgegeven en goedgekeurd, wordt het gehele voorschot teruggevorderd.   

  • Wanneer blijkt dat de toekenning voor een te hoog bedrag heeft plaatsgevonden zal Stroom de toekenning verlagen en het teveel uitbetaalde terugvorderen.  

  • Wanneer in de ingediende begroting andere financiële bijdragen/subsidies/financieringsvormen zijn opgevoerd om het voorstel te financieren, verwacht Stroom dat de aanvrager deze financieringen zal weten te verkrijgen.