PRO Kunstprojecten

De Regeling PRO Kunstprojecten is bedoeld om kunstprojecten en publicaties die bijdragen aan het Haagse kunstklimaat te ondersteunen. 

• Kunstprojecten die plaatsvinden in Den Haag 

• Kunstprojecten buiten de stad die de Haagse kunst en kunstenaars ten goede komen 

• Publicaties 

Voor een projectbijdrage komen in aanmerking alle kunstprojecten die het doel hebben om een bepaalde activiteit in de openbare of publiekstoegankelijke ruimte tot stand te brengen. In omvang hoeft het project noch het publiek groot te zijn. Er is wel altijd sprake van een wisselwerking tussen het getoonde, de toeschouwer en de ruimte. 

Bij publicaties gaat het om een uitgavevorm waarbij sprake is van een duidelijk artistiek-inhoudelijk concept, een autonoom artistiek experiment, of waarin verdiepende kennis, beschouwende teksten of reflectie over het onderwerp centraal staan. Het kan gaan om een kunstenaarsboek, monografie, catalogus, magazine of andere uitgavevorm. 

• Aanvragers uit Den Haag: kunstenaars, curatoren, critici, publicisten, samenwerkingsverbanden, organisaties. 

• Aanvragers buiten Den Haag waarvan hun plan bijdraagt aan het (beeldend) kunstklimaat in Den Haag. 

Voorwaarde voor kunstenaars die in Den Haag wonen om deze regeling aan te vragen is dat zij ingeschreven staan in het kunstenaarsbestand van Stroom en dat het profiel is geactualiseerd (Mijn Stroom). Andere aanvragers moeten een CV aanleveren om in aanmerking te komen voor deze regeling.  

Voor de deelnemers en/of betrokkenen in de aanvraag geldt ook dat zij een CV moeten aanleveren of ingeschreven staan in het kunstenaarsbestand van Stroom en dat het profiel is geactualiseerd. 

LET OP! Bij een project waaraan meerdere partijen deelnemen (zoals bij groepstentoonstellingen, manifestaties e.d.), prevaleert de aanvraag van de (hoofd)initiatiefnemer. Overige deelnemers aan het project kunnen pas aanvragen nadat de hoofdinitiatiefnemer bij Stroom heeft aangegeven af te zien van een PRO- of SPOT-aanvraag. 

Niet in aanmerking komen:  
Aanvragen in het kader van (kunst-)opleidingen, voorstellen van of met (kunstacademie) studenten, cursussen en workshops met een educatief karakter. Gedurende een (kunst-)opleiding (Bachelor, Master, postdoc, PhD) kan een aanvrager geen aanspraak maken op de PRO- en SPOT-regelingen.  

Aanvragen voor postacademische werkperiodes/residencies (zoals bij de Rijksakademie, De Ateliers, de Jan van Eyck Academie en het EKWC) vallen buiten de kaders van het regelingenstelsel. 

Stroom geeft een maximale bijdrage van €10.000,-  

• Bij aanvragen voor vergoedingen van meer dan €5.000,- is cofinanciering noodzakelijk. De cofinanciering beslaat minimaal 30% van het dekkingsplan. 
  

Onder cofinanciering verstaat Stroom een bijdrage in de kosten van de activiteit vanuit derde partijen, zoals andere fondsen, sponsors en crowdfunding. Opbrengsten uit entreegelden, een financiële bijdrage uit eigen middelen van de aanvrager, het kosteloos ter beschikking stellen van ureninzet en/of materiaal (welke te kapitaliseren zijn) vallen niet direct onder cofinanciering. 

• Stroom kent per kalenderjaar per aanvrager (c.q. gastorganisatie/gastlocatie) maximaal €20.000,- aan financiële vergoedingen toe.  

• Het is verplicht de modelbegroting van Stroom te gebruiken. Klik hier om de modelbegroting te openen.

• De bedragen dienen te worden ingevuld exclusief BTW. Als je geen BTW kunt verrekenen, moet je contact opnemen met Stroom voordat je de aanvraag indient. 

• Is de aanvraag een deel van een groter project dan moet er een totale sluitende en gespecificeerde begroting van heel het project ingeleverd worden. 

• Een toekenning wordt alleen verstrekt als er sprake is van een aantoonbaar financieel tekort. 

• Bij toekenningen waarbij een partij niet de formele aanvrager is maar wel belanghebbende (bijvoorbeeld omdat deze het project mede organiseert of realiseert), weegt het toegekende bedrag naar rato mee bij bepaling van de jaarlijkse maximum bijdrage vanuit Stroom voor deze partij. 

• Bij aanvragen van instellingen voor tentoonstellingen en andere presentaties zonder verkoopdoel verwacht Stroom dat de aanvrager de richtlijn kunstenaarshonorarium hanteert (zie www.kunstenaarshonorarium.nl ). Stroom onderschrijft de richtlijn en wil het gebruik hiervan stimuleren. Daarom zal Stroom bij de beoordeling van aanvragen bekijken of de richtlijn is toegepast. Tip: Het Mondriaan Fonds biedt de regeling ‘Kunstenaarshonorarium’ aan. Zo geeft het Mondriaan Fonds een financiële stimulans aan organisaties die de in de richtlijn genoemde honoraria voor ten minste 50 procent betalen. Zie de website van het Mondriaan Fonds (www.mondriaanfonds.nl). 

De aanvraag dien je via het aanvraagportaal van Stroom in en bestaat uit de volgende stappen: 

Gegevens aanvrager: Voorwaarden vind je bij 'Wie komt in aanmerking voor deze Regeling?’ 
Deelnemers: Voorwaarden vind je bij ‘ Wie komt in aanmerking voor deze Regeling?’  
Basisgegevens plan: Voorwaarden vind je bij ‘Wanneer kan je een aanvraag indienen?’  

Plan: Het Plan bestaat uit een korte samenvatting van max. 80 woorden en het volledige plan van max 2.500 woorden (voorwaarden over het formaat vind je in het portaal).  

Het volledige plan bevat de volgende onderdelen:  

• omschrijving van het plan, inclusief achtergrond, kader, doelstelling en artistiek-inhoudelijk concept;

• motivatie voor het project (de aanvrager geeft aan in welke zin het plan voortkomt uit  

• een artistieke noodzaak, te maken heeft met een langgekoesterde persoonlijke wens,  

• met ontwikkelingen in de kunst of met maatschappelijke situaties) 

• betekenis en belang van het project voor de aanvrager en het Haagse kunstklimaat 

• omschrijving van doelgroep en doelgroepbenadering 

• plan voor verslaglegging, evaluatie of presentatie van de resultaten van het project  

  (indien van toepassing) beschrijving van de projectpartners  
  

Voor aanvragen van publicaties moet er ook worden opgenomen:  

• inzicht in de vormgeving en redactionele aanpak

• inzicht in de oplage, het distributieplan en de verwachte inkomsten uit verkoop. 
  

Financieel overzicht: Voorwaarden vind je bij ‘Voor welk budget kan je aanvragen?’ 
Documentatie: Bevat de volgende onderdelen: 

• Actuele relevante documentatie (min. 10 - max. 20 beelden, geen links naar andere websites toevoegen). De volgorde en nummering dient overeen te komen met de documentatielijst. Één afbeelding per pagina. Toelichtende teksten niet bij beeldmateriaal plaatsen maar in begeleidende documentatielijst. 

• Een documentatielijst van de relevante documentatie (max. 30 woorden per beeld, geen links naar andere websites toevoegen). Bij de documentatielijst wordt een beschrijving van het werk verlangd met: titel, jaar, afmetingen, techniek, evt. overige informatie. Toelichtende, verklarende teksten bij de afbeeldingen kort houden. 

• Eventueel aanvullend videomateriaal (max. 9 minuten) 

• Dummy of schetstekeningen. Dit is alleen van toepassing voor publicaties. Zonder dit materiaal worden aanvragen voor publicaties niet in behandeling genomen. 
  

Bijlage: Bijlagen zijn uitsluitend bedoeld voor additionele informatie rondom je aanvraag en worden ook als zodanig door de adviescommissie geraadpleegd. Alle relevante informatie dient in het plan, de documentatie en begroting te worden opgenomen en niet in een bijlage. 
Akkoordverklaring: Je geeft bij deze stap akkoord op alle voorwaarden van deze Regeling. 

Aanvragen kunnen op verschillende momenten worden ingediend. Op de website van Stroom staan de betreffende sluitingsdata.  

• Indien voor een regeling het jaar- of kwartaalmaximum van het budget is bereikt, wordt een aanvraagstop voor dat onderdeel ingesteld tot aan het volgende kalenderjaar. 

• Per jaar kan een aanvrager maximaal twee keer een PRO-aanvraag indienen. 

• Men kan voor hetzelfde voorstel niet tegelijkertijd bij PRO en SPOT een aanvraag doen. 

• De realisering van een PRO-aanvraag dient niet eerder dan acht weken na de deadline van de desbetreffende aanvraagronde te starten. Uitzondering geldt voor publicaties. Daarbij dienen dummy en/of schetstekeningen aangeleverd te worden. Publicaties in een vergevorderd stadium van productie (persklaar) worden niet in behandeling genomen. 

• Binnen de regelingen van Stroom kan men voor hetzelfde voorstel slechts één toekenning krijgen. Deze voorwaarde geldt ook in het geval van voorstellen die voortkomen uit – of een afgeleide zijn van - een eerder toegekend voorstel, en die in artistiek-inhoudelijke zin terug te voeren zijn tot eenzelfde plan en/of grondslag. In de praktijk betekent dit dat men niet voor verschillende fasen of onderdelen van eenzelfde plan afzonderlijke toekenningen kan krijgen. Uitzondering hierop vormen plannen die weliswaar voortkomen uit een eerder (toegekend) voorstel maar daar in artistiek-inhoudelijke zin fundamenteel van verschillen, en wel zodanig dat er sprake is van een nieuw plan met een nieuwe artistiek-inhoudelijke grondslag. 

Beoordeling formeel 
Na de sluitingsdatum van de aanvraagronde wordt de aanvraag formeel gecontroleerd door Stroom. Als er informatie ontbreekt, nemen wij contact met je op. Als de aanvraag formeel in orde is, wordt deze in de eerstvolgende vergadering behandeld door de Adviescommissie PRO.   

Beoordeling Adviescommissie  
De Adviescommissie PRO beoordeelt de aanvragen en brengt hierover advies uit aan de directie van Stroom, waarna de directie een besluit tot toekenning of afwijzing neemt. De commissie bestaat uit een poule van 13 leden. De poule is samengesteld uit kunstenaars van binnen en buiten Den Haag, uit personen met een kunstbeschouwende achtergrond (critici, schrijvers, theoretici) en anderen die kennis hebben van – en actief zijn op het gebied van hedendaagse (beeldende) kunst en aanverwante disciplines. De samenstelling van de commissie staat vermeld op de website van Stroom.   

In een wisselende samenstelling van vijf leden brengt de commissie advies uit over de ingediende aanvragen. Indien de commissie meer duidelijkheid wenst te krijgen over het voorstel, kan zij besluiten om aanvullende informatie op te vragen. Binnen de PRO Regelingen van Stroom brengt de adviescommissie één keer advies uit over een voorstel (c.q. project/ onderzoek/ werkplan/ programma). Hetzelfde voorstel kan dus slechts één keer worden ingediend. 

Beoordelingscriteria 
Uitgangspunt bij het beoordelen van de aanvragen is de inhoudelijke kwaliteit en de mate waarin het een onderscheidend of uitzonderlijk project of publicatie betreft. Een belangrijke afweging is eveneens de toegevoegde waarde van het project aan de kwaliteit en diversiteit van het kunstklimaat in Den Haag. Ook de potentie van een project om andere activiteiten in gang te zetten binnen of buiten het kunstenveld kan doorslaggevend zijn in de beoordeling.  

Daarnaast worden de volgende criteria meegenomen bij de afweging van de aanvraag:  

• het voorstel onderscheidt zich van het huidige werk als een stap in een nieuwe richting, een experiment of overstijging van de reguliere beroepspraktijk;  

• de totale begroting en de gevraagde bijdrage staan in verhouding tot de aard van het project;  

• er is een weloverwogen beeld van de doelgroep en een effectieve benadering ervan.  

• Stroom onderschrijft de richtlijn kunstenaarshonorarium en wil het gebruik hiervan stimuleren (www.kunstenaarshonorarium.nl). Daarom zal Stroom bij de beoordeling van projectaanvragen bekijken of de richtlijn is toegepast. 

Toekenning of afwijzing 
De aanvrager ontvangt na de beoordeling in de Adviescommissie PRO en het besluit van de directie een toekennings- of afwijzingsbrief.  In het geval van een toekenning wordt in de toekenningsbrief de financiële bijdrage vermeld. Deze toekenning is geldig tot twee jaar na de desbetreffende vergaderdatum. 

De aanvrager kan na ontvangst van dit bericht binnen 7 dagen aangeven of die een schriftelijke argumentatie wil ontvangen. Bij een negatief advies kan de aanvrager het voorstel niet opnieuw indienen (ook niet in gewijzigde vorm). Wel kan de aanvrager bij een negatief advies, binnen 6 weken na dagtekening van de brief, reageren op de schriftelijke argumentatie en een verzoek tot heroverweging aanvragen op basis van nieuwe informatie, invalshoeken en gezichtspunten. Dit verzoek beslaat maximaal 2 pagina’s A4 (pdf). Het verzoek wordt behandeld in de eerstvolgende vergadering van de adviescommissie. Voorwaarde bij een verzoek tot heroverweging is dat het project bij behandeling in de adviescommissie nog niet is aangevangen. 

Stroom heeft als doelstelling het stimuleren van het beeldende kunstklimaat in Den Haag. Daartoe rekenen we ook een veilige (werk)omgeving voor kunstenaars, professionals en belangstellenden. In geval van (ernstige verdenking van) grensoverschrijdend gedrag waarbij personen zich in hun veiligheid bedreigd voelen, behoudt Stroom zich het recht voor maatregelen te nemen, zoals het niet in behandeling nemen van een aanvraag, of het afwijzen van inschrijving in het kunstenaarsbestand.   

Aan de financiële regelingen van Stroom kunnen geen rechten worden ontleend. 

Wijzigingen in het plan, zowel van financiële als inhoudelijke aard, behoeven de voorafgaande goedkeuring van Stroom via 'berichten’ in het portaal. 

• Wanneer op enig moment in het plan substantiële wijzigingen optreden in de uitvoering, de begroting en het dekkingsplan, dient de aanvrager dit vooraf door te geven. Op basis van de voorgestelde wijzigingen zal worden bepaald of de toegekende bijdrage daarvoor kan worden aangewend.  

• Als het plan niet voor de einddatum kan worden gerealiseerd, dan heeft de aanvrager de mogelijkheid om een verzoek tot verlenging in te dienen, inclusief motivatie en een voorstel voor een nieuwe einddatum.  

• Indien op enig moment gedurende de planperiode een wijziging optreedt in de woonplaats van de aanvrager (bijvoorbeeld omdat deze uit Den Haag verhuist en zich elders vestigt), kan daarmee het ‘Haagse belang’ van het voorstel in het geding komen. Bij verhuizing naar een andere woonplaats dient de aanvrager dit dan ook direct schriftelijk door te geven. Op basis van de nieuwe situatie en de status van het plan zal dan worden bepaald of de financiële bijdrage alsnog kan worden aangewend, geheel of gedeeltelijk. 

De eindverantwoording dien je uiterlijk 3 maanden na realisatie van je plan in bij 'betaalverzoeken’ in het portaal van Stroom. De eindverantwoording bestaat uit een Inhoudelijk verslag, een beeldverslag en een financieel verslag. Na het indienen van je eindverantwoording kun je steekproefsgewijs geselecteerd worden voor een financiële controle.  

De toekenning is twee jaar geldig na de vergaderdatum waarin de commissie geadviseerd heeft de aanvraag toe te kennen. Het toegekende bedrag wordt voor deze periode gereserveerd. Als er tussentijds een wijziging is doorgegeven en goedgekeurd door Stroom mbt de einddatum van het plan, dan kan de eindverantwoording tot 2 jaar na van de toekenningsbrief ingediend worden. De precieze vergaderdatum kun je vinden in de toekenningsbrief. 

Inhoudelijk verslag  
Het inhoudelijk verslag bestaat uit de oorspronkelijke samenvatting van het plan en een aantal vragen: een toelichting van de daadwerkelijke uitvoering van (en wijzigingen) het plan (max. 400 woorden) en een evaluatie van de resultaten, inclusief bevindingen en conclusies (max. 400 woorden). 

Beeldverslag  
Het beeldverslag bestaat uit een foto-impressie, publiciteitsmateriaal, recensies of exemplaar van gerealiseerde documentatie (max. 20 afbeeldingen). 

LET OP: Als de aanvraag een publicatie betreft moet je ook twee fysieke exemplaren van de publicatie aanleveren. Meegestuurde documentatie wordt eigendom van Stroom Den Haag. In geval van schetstekeningen, dummies, publicaties en maquettes biedt Stroom de mogelijkheid van teruggave na behandeling van de aanvraag. Stroom Den Haag is niet aansprakelijk voor eventuele beschadiging of verlies van documentatie. 

Financieel verslag  

• Ingevuld overzicht van de werkelijke baten en lasten. Het is verplicht de door Stroom goedgekeurde begroting hiervoor te gebruiken en in de kolom naast de begrote cijfers aan te vullen met de werkelijke baten en lasten. Zo wordt een duidelijk financieel overzicht en inzicht gecreëerd.  

• De aanvrager dient grote afwijkingen te verklaren.    

• De aanvrager dient alle financiële bewijsstukken zoals hieronder beschreven bij ‘Steekproef Financiële controle’ minimaal 2 jaar beschikbaar te houden ter controle door Stroom.  
  

Steekproef financiële controle 
Word je geselecteerd voor de financiële controle dan lever je alle financiële bewijsstukken (facturen, bonnen, bankafschriften) aan, die horen bij de werkelijke lasten. De werkelijke lasten heb je ingediend bij het financieel verslag. Hiervoor heb je de goedgekeurde begroting gebruikt en aangevuld.  

Voorwaarden  

• In het document dat aangeleverd wordt moet een duidelijk, leesbaar verband zijn tussen de financiële bewijsstukken en kostenposten. Nummer bijvoorbeeld de kostenposten (voorbeeld 1. materiaalkosten, 2. transportkosten ect) en geef de bewijsstukken hetzelfde nummer.   

• Alleen duidelijke en leesbare bewijsstukken worden geaccepteerd.  

• In geval van eigen transport wordt de dan geldende maximale niet btw-belaste kilometerprijs gehanteerd.  

• Bij gebruik van een huurauto dienen de factuur van de huur en de benzinebonnen te worden ingediend.  

• Vergoeding van ov is op basis van 2e klas vervoer. 

• De aanvrager draagt er zorg voor dat diens accountant of administratiekantoor medewerking verleent aan de door of vanwege Stroom verrichte (controle)-werkzaamheden. 

Toekenningen voor de PRO Regeling worden met een voorschot van 80% van het toe te kennen bedrag uitbetaald. De resterende 20% wordt uitbetaald nadat de toegekende aanvrager heeft voldaan aan de voorwaarden van de eindverantwoording.   

De Adviescommissie zal de eindverantwoording beoordelen. De toegekende aanvrager ontvangt na de beoordeling een vaststellingsbrief waarin de financiële vergoeding definitief is vastgesteld.   

Terugvordering 

• Wanneer blijkt dat de toekenning ten onrechte heeft plaatsgevonden zal Stroom de toekenning intrekken en een eventuele betaling terugvorderen. 

• Wanneer blijkt dat de eindverantwoording niet voor de genoemde data in de toekenningsbrief is ontvangen en er geen tussentijdse wijziging is doorgegeven en goedgekeurd, wordt een eventuele betaling teruggevorderd worden. 

• Wanneer blijkt dat het plan niet is gerealiseerd binnen de start- en einddatum en er geen tussentijdse wijziging is doorgegeven en goedgekeurd, wordt het gehele voorschot teruggevorderd.   

• Wanneer blijkt dat de toekenning voor een te hoog bedrag heeft plaatsgevonden zal Stroom de toekenning verlagen en het teveel uitbetaalde terugvorderen.  

• Wanneer in de ingediende begroting andere financiële bijdragen/subsidies/financieringsvormen zijn opgevoerd om het voorstel te financieren, verwacht Stroom dat de aanvrager deze financieringen zal weten te verkrijgen.