PRO subsidies – Algemene informatie

Aanvragen voor PRO subsidies kunnen op vooraf vastgestelde data in het jaar worden ingediend. Een jaarplanning met daarin de sluitingsdata voor de betreffende subsidievormen is te vinden op de subsidies overzichtspagina.

Voor elk van de afzonderlijke PRO subsidies gelden inhoudelijke voorwaarden. Zie de toelichting op de verschillende PRO subsidies voor een beschrijving van de doelgroep, het kader, de vereiste informatie en de beoordelingscriteria.

Daarnaast gelden formele criteria voor de aanlevering van de aanvraag en documentatie. Zie de toelichting onder ‘PRO subsidies - formele criteria voor aanlevering aanvraag' in de subsidiegids.

Verder geldt als voorwaarde dat Haagse kunstenaars hun CV en beeldmateriaal op www.haagsekunstenaars.nl actualiseren.

Begroting
Begrotingen voor PRO­ aanvragen dienen te worden opgesteld op basis van een modelbegroting. Deze is te vinden op de website van Stroom. In de begroting worden de begrote baten en lasten ingevuld, en wordt aangegeven welke begrote kosten zullen worden gedekt door de gevraagde PRO ­subsidie. Voor omvangrijke projecten (zoals grote tentoonstellingen/ manifestaties/ festivals), of waarbij de aanvrager voor een deelproject bij Stroom aanvraagt, dient, naast de modelbegroting van het deelproject, ook de totale begroting van het project te worden aangeleverd.
Ook het financiële eindverslag na afronding van een toegekend project wordt opgesteld op basis van deze modelbegroting. Door de werkelijke baten en lasten in te vullen, in de tweede kolom, kunnen het oor­ spronkelijke plan en de realisatie met elkaar worden vergeleken.
Richtlijn kunstenaarshonoraria
ij aanvragen van instellingen voor tentoonstellingen en andere presentaties zonder verkoopdoel verwacht Stroom dat de aanvrager de richtlijn kunstenaarshonorarium hanteert (zie www.kunstenaarshonorarium.nl). Stroom onderschrijft de richtlijn en wil het gebruik hiervan stimuleren. Daarom zal Stroom bij de beoordeling van projectaanvragen bekijken of de richtlijn is toegepast.

Bij het Mondriaan Fonds was van 2017-2022 een tijdelijke regeling Kunstenaarshonorarium' in werking om de uitvoering van de richtlijn te stimuleren: organisaties die de in de richtlijn genoemde honoraria voor ten minste 50 procent betalen, kwamen in aanmerking voor een extra financiële stimulans.
Zie de website van het Mondriaan Fonds (www.mondriaanfonds.nl) om te zien of de regeling Kunstenaarshonorarium in 2023 wordt gecontinueerd, en onder welke voorwaarden

Hoogte subsidiebedrag
Voor de PRO-subsidies geldt een maximum toe te kennen bedrag, dat per subsidievorm verschilt en aan bepaalde voorwaarden verbonden is. Zie hiervoor 'Overzicht subsidiemogelijkheden'.
Bij een aanvraag voor PRO Kunstprojecten en PRO Kunstprogramma boven de € 5.000 is co-financiering noodzakelijk. De co-financiering dient een substantieel bedrag van de totale begroting te dekken en beslaat minimaal 30% van het dekkingsplan.

Advies
Stroom biedt de mogelijkheid om voorafgaand aan het indienen van een PRO subsidievoorstel een gesprek hierover aan te vragen of een concept te laten bekijken. Conceptaanvragen kunnen uiterlijk tot twee weken voor de inleverdatum in behandeling genomen worden. De adviezen van Stroom aan de aanvrager zijn nadrukkelijk aanbevelingen en staan los van de uiteindelijke beoordeling van de adviescommissie PRO subsidies.

Adviescommissie PRO subsidies
De adviescommissie PRO Subsidies beoordeelt de aanvragen en brengt hierover advies uit aan de directeur. De commissie bestaat uit een poule van 10 leden die in wisselende samenstelling bijeen komt.
De poule is samengesteld uit kunstenaars van binnen en buiten Den Haag, personen met een kunstbeschouwende achtergrond (critici, schrijvers, theoretici) en anderen die beschikken over een gedegen kennis van en actief zijn op het gebied van hedendaagse (beeldende) kunst en aanverwante disciplines. De leden van de adviescommissie PRO Subsidies zijn te vinden op de Stroom website: klik hier.

Beoordeling
Bij een PRO aanvraag brengen vijf leden van de commissie op basis van specifieke expertise een advies uit (de voorzitter en secretaris hebben geen stemrecht en geven geen advies). Deze vijf adviserende leden van de commissie ontvangen ter voorbereiding van de vergaderingen kopieën van de aanvraag. Op basis van de aanvraag en de aangeleverde documentatie komt de commissie tot een advies. Belangrijke beoordelingscriteria zijn de kwaliteit van het werk, het belang van het ingediende voorstel, de bijdrage aan (verbetering en versterking van) het Haagse kunstklimaat, het vergroten van de zichtbaarheid van Haagse kunst en kunstenaars.
Indien de commissie niet voldoende duidelijkheid heeft gekregen over het voorstel, kan zij besluiten om aanvullende informatie op te vragen of eventueel de aanvrager uit te nodigen voor een mondelinge toelichting.

Afhandeling
De aanvrager ontvangt na de beoordeling in de adviescommissie PRO subsidies een formele toekennings- of afwijzingsbrief. De aanvrager kan na ontvangst van deze brief aangeven of hij/zij een schriftelijke argumentatie wenst te ontvangen. Bij een negatief advies kan de aanvrager het voorstel niet opnieuw indienen (ook niet in gewijzigde vorm). Wel kan de aanvrager bij een negatief advies binnen 6 weken na dagtekening van de brief dan wel van de schriftelijke argumentatie reageren en een verzoek tot herover- weging aanvragen op basis van nieuwe informatie, invalshoeken en gezichtspunten.
Dit verzoek beslaat maximaal 2 pagina's A4. Het verzoek wordt behandeld in de eerst- volgende vergadering van de adviescommissie. Voorwaarde bij een verzoek tot heroverweging is dat het project bij behandeling in de adviescommissie nog niet is aangevangen.

Voorwaarden en bepalingen bij subsidietoekenning
Bij subsidietoekenningen gelden de volgende voorwaarden en bepalingen.

Vaststelling en betaling subsidie
De PRO subsidies worden uitbetaald met een voorschot-declaratiesysteem. Dit houdt in dat bij toekenningen een voorschot van 80% van het toe te kennen bedrag kan worden uitbetaald. De resterende 20% wordt uitbetaald nadat het inhoudelijke verslag en financiële verantwoording zijn ontvangen en goedgekeurd door de commissie. Het inhoudelijke verslag en financiële verantwoording dienen uiterlijk 3 maanden na afloop van het project/programma/ werkplan te worden ingediend.
De toekenning is geldig tot twee jaar na de betreffende vergaderdatum.
Wanneer blijkt dat de toekenning ten onrechte of voor een te hoog bedrag heeft plaats gevonden, zal Stroom Den Haag de toekenning intrekken of verlagen en het teveel uitbetaalde terugvorderen. In het geval het project niet is gerealiseerd binnen de vervaltermijn wordt het gehele voorschot teruggevorderd.
Wanneer in de ingediende begroting ook andere subsidies/financieringsvormen zijn opgevoerd om het voorstel te financieren, verwacht Stroom dat de subsidieontvanger deze financieringen zal weten te verkrijgen. Subsidietoekenningen boven € 5.000 worden enkel toegekend op voorwaarde dat de dekking van het project voor minimaal 30% door bijdragen van derden wordt gevormd, zoals in de begroting is aangegeven. Blijkt dit percentage niet te zijn behaald op het moment dat de subsidieontvanger de eindafrekening van het project bij Stroom indient, dan wordt het maximale subsidiebedrag vanuit de PRO subsidieregeling vastgesteld op € 5.000.

Verzoek tot verlenging project
Als het project niet voor de vervaldatum kan worden gerealiseerd, heeft de subsidieontvanger de mogelijkheid een verzoek tot verlenging in te dienen, inclusief motivatie en een voorstel voor een nieuwe einddatum. De adviescommissie pro subsidies neemt dit verzoek op de eerstvolgende vergadering in behandeling.

Tussentijdse wijziging toegekend project
De aanvrager ontvangt na de beoordeling in de adviescommissie PRO subsidies een formele Wijzigingen in het project, zowel van financiële als inhoudelijke aard, behoeven de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van Stroom.

Evaluatie
Voor de PRO subsidies wordt een verantwoording achteraf gevraagd. Dat gebeurt in de vorm van een schriftelijk inhoudelijk verslag met relevante documentatie en een financiële verantwoording.

Inhoudelijk verslag
Het inhoudelijk verslag bevat een samenvatting van het oorspronkelijke voorstel, een beschrijving van de daadwerkelijke uitvoering van het project/programma/werkplan en een evaluatie van de resultaten, inclusief bevindingen en conclusies. Het inhoudelijk eindverslag bedraagt maximaal 2 pagina's A4 en dient te worden opgesteld op basis van het format eindverslag, dat beschikbaar is op de Subsidies pagina.
Bij de evaluatie van een publicatie dient de aanvrager tevens twee exemplaren van de publicatie te overleggen. Deze exemplaren worden eigendom van Stroom.

Financiële verantwoording
De financiële eindverantwoording dient te worden opgesteld op basis van de modelbegroting, zoals te vinden op de subsidies overzichtspagina.
De financiële verantwoording bestaat uit een staat van baten en lasten die op dezelfde wijze is opgesteld als de ingediende begroting, zodat de begrote en werkelijke baten en lasten goed kunnen worden vergeleken. De subsidieontvanger dient grote afwijkingen te verklaren.

De subsidieontvanger verstrekt op verzoek van Stroom alle gegevens die nodig kunnen worden geacht voor het uitvoeren van een financiële controle. De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat zijn accountant of administratiekantoor medewerking verleent aan de door of vanwege Stroom verrichte (controle-) werkzaamheden.
De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat de administratie met betrekking tot het project op deugdelijke en overzichtelijke wijze wordt gevoerd en dat deze een juist en actueel beeld geeft van de baten en lasten van het project. In deze administratie zijn van alle baten en lasten deugdelijk opgemaakte stukken aanwezig, waaruit de aard en de omvang van de geleverde goederen en diensten en de inkomsten duidelijk blijken. De subsidieontvanger zorgt ervoor dat de administratie gedurende twee jaar na vaststelling van de subsidie wordt bewaard en kan worden ingezien door Stroom.

Digitaal indienen evaluatie
De evaluatie (dat wil zeggen het inhoudelijk en financieel eindverslag en beeldmateriaal) dient digitaal te worden ingediend.
Voor indiening gelden de volgende voorwaarden:
• het inhoudelijk en financieel eindverslag dienen te worden aangeleverd in pdf-bestand, met als maximale grootte 5 Mb;
Documentatiemateriaal
Meegestuurde documentatie wordt formeel eigendom van Stroom Den Haag. In geval van schetstekeningen, dummies, publicaties en maquettes biedt Stroom de mogelijkheid van teruggave na behandeling van de aanvraag. Daarbij geldt als voorwaarde dat de aanvrager bij de documentatie een voldoende gefrankeerde retourenvelop bijvoegt. Stroom Den Haag is niet aansprakelijk voor eventuele beschadiging of verlies van documentatie.