PRO subsidies – Algemene informatie

De PRO subsidies zijn bedoeld ter ondersteuning en versterking van het Haagse kunstklimaat. Zowel individuele kunstenaars als curatoren, samenwerkingsverbanden en organisaties worden in de gelegenheid gesteld bijzondere projecten of activiteiten te organiseren. Niet-Haagse kunstenaars en anderen kunnen voorstellen indienen voor projecten die plaatsvinden in Den Haag en daarmee bijdragen aan de diversiteit en dynamiek van de stad.

Indiening PRO-aanvraag
Aanvragen voor PRO subsidies kunnen op vooraf vastgestelde data in het jaar worden ingediend. Een jaarplanning met daarin de sluitingsdata voor de betreffende subsidievormen is te vinden op de subsidies overzichtspagina.

Voor elk van de afzonderlijke PRO subsidies gelden inhoudelijke voorwaarden. Zie de toelichting op de verschillende PRO subsidies voor een beschrijving van de doelgroep, het kader, de vereiste informatie en de beoordelingscriteria.

Daarnaast gelden formele criteria voor de aanlevering van de aanvraag en documentatie. Zie de toelichting onder ‘PRO subsidies - formele criteria voor aanlevering aanvraag'.

Verder geldt als voorwaarde dat Haagse kunstenaars hun CV en beeldmateriaal op www.haagsekunstenaars.nl actualiseren.

Modelbegroting
Begrotingen voor PRO-aanvragen dienen te worden opgesteld op basis van een modelbegroting. Deze is te vinden is te vinden op de subsidies overzichtspagina. Ook het financiële eindverslag na afronding van een toegekend project wordt opgesteld basis van deze modelbegroting.

Hoogte subsidiebedrag
Voor de PRO-subsidies geldt een maximum toe te kennen bedrag, dat per subsidievorm verschilt en aan bepaalde voorwaarden verbonden is. Zie hiervoor 'Overzicht subsidiemogelijkheden'.
Bij een aanvraag voor PRO Kunstprojecten en PRO Kunstenaarsinitiatieven boven de € 5.000 is co-financiering noodzakelijk. De co-financiering dient een substantieel bedrag van de totale begroting te dekken en beslaat minimaal 30% van het dekkingsplan.

Advies
Stroom biedt de mogelijkheid om voorafgaand aan het indienen van een PRO subsidievoorstel een gesprek hierover aan te vragen of een concept te laten bekijken. De adviezen van Stroom aan de aanvrager zijn nadrukkelijk aanbevelingen en staan los van de uiteindelijke beoordeling van de adviescommissie PRO subsidies.

Adviescommissie PRO subsidies
De adviescommissie PRO Subsidies beoordeelt de aanvragen en brengt hierover advies uit aan de directeur. De commissie bestaat uit een poule van 10 leden die in wisselende samenstelling bijeen komt.
De poule is samengesteld uit kunstenaars en vormgevers van binnen en buiten Den Haag, personen met een kunstbeschouwende achtergrond (critici, schrijvers, theoretici) en anderen die beschikken over een gedegen kennis van en actief zijn op het gebied van hedendaagse (beeldende) kunst en aanverwante disciplines.

Beoordeling
Bij een PRO aanvraag brengen vijf leden van de commissie op basis van specifieke expertise een advies uit (de voorzitter en secretaris hebben geen stemrecht en geven geen advies). Deze vijf adviserende leden van de commissie ontvangen ter voorbereiding van de vergaderingen kopieën van de aanvraag. Op basis van de aanvraag en de aangeleverde documentatie komt de commissie tot een advies. Belangrijke beoordelingscriteria zijn de kwaliteit van het werk, het belang van het ingediende voorstel, de bijdrage aan (verbetering en versterking van) het Haagse kunstklimaat, het vergroten van de zichtbaarheid van Haagse kunst en kunstenaars.
Indien de commissie niet voldoende duidelijkheid heeft gekregen over het voorstel, kan zij besluiten om aanvullende informatie op te vragen of eventueel de aanvrager uit te nodigen voor een mondelinge toelichting.

Afhandeling
De aanvrager ontvangt na de beoordeling in de adviescommissie pro subsidies een formele toekennings- of afwijzingsbrief. De aanvrager kan op het aanvraagformulier aangeven of hij/zij na de beoordeling een schriftelijke argumentatie wenst te ontvangen. De aanvrager kan bij een negatief advies binnen 6 weken na dagtekening van de brief reageren en een herziening aanvragen op basis van nieuwe informatie, invalshoeken en gezichtspunten.

In het geval van subsidietoekenning wordt in de toekenningsbrief de subsidiebijdrage aan het project vermeld en wordt een doorgangsformulier meegestuurd.

Voorwaarden en bepalingen bij subsidietoekenning
Bij subsidietoekenningen gelden de volgende voorwaarden en bepalingen.

Vaststelling en betaling subsidie
De pro subsidies worden uitbetaald met een voorschot-declaratiesysteem. Dit houdt in dat bij toekenningen een voorschot van 80% van het toe te kennen bedrag kan worden uitbetaald. De resterende 20% wordt uitbetaald nadat het inhoudelijke en financiële eindverslag zijn ontvangen en goedgekeurd door de commissie. Het inhoudelijke en financiële eindverslag dienen uiterlijk 3 maanden na afloop van het project/programma/ werkplan te worden ingediend.
De toekenning is geldig tot twee jaar na de betreffende vergaderdatum.
Wanneer blijkt dat de toekenning ten onrechte of voor een te hoog bedrag heeft plaatsgevonden, zal Stroom Den Haag de toekenning intrekken of verlagen en het teveel uitbetaalde terugvorderen. In het geval het project niet is gerealiseerd binnen de vervaltermijn wordt het gehele voorschot teruggevorderd.
Als het project niet voor de vervaldatum kan worden gerealiseerd, heeft de subsidieontvanger de mogelijkheid een verzoek tot verlenging in te dienen, inclusief motivatie en een voorstel voor een nieuwe einddatum. De adviescommissie pro subsidies neemt dit verzoek op de eerstvolgende vergadering in behandeling.
Wanneer in de ingediende begroting ook andere subsidies/ financieringsvormen zijn opgevoerd om het voorstel te financieren, verwacht Stroom dat de subsidieontvanger deze financieringen zal weten te verkrijgen. Subsidietoekenningen boven € 5.000 worden enkel toegekend op voorwaarde dat de dekking van het project voor minimaal 30% door bijdragen van derden  wordt gevormd, zoals in de begroting is aangegeven. Blijkt dit percentage niet te zijn behaald op het moment dat de subsidieontvanger de eindafrekening van het project bij Stroom indient, dan wordt het maximale subsidiebedrag vanuit de PRO subsidieregeling vastgesteld op € 5.000.

Tussentijdse wijziging toegekend project
Wijzigingen in het project, zowel van financiële als inhoudelijke aard, behoeven de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van Stroom.
Wanneer op enig moment in het project/programma/werkplan substantiële wijzigingen optreden in de uitvoering, de begroting en het dekkingsplan, dient de aanvrager dit vooraf schriftelijk door te geven. Op basis van de voorgestelde wijzigingen zal de adviescommissie pro subsidies bepalen of de toegekende subsidie daarvoor kan worden aangewend.

Evaluatie
Voor de pro subsidies wordt een verantwoording achteraf gevraagd. Dat gebeurt in de vorm van een schriftelijk inhoudelijk verslag met relevante documentatie en een financiële eindverantwoording.

Inhoudelijk verslag
Het inhoudelijk verslag bevat een samenvatting van het oorspronkelijke voorstel, een beschrijving van de daadwerkelijke uitvoering van het project/programma/werkplan en een evaluatie van de resultaten, inclusief bevindingen en conclusies.
Bij de evaluatie van een publicatie dient de aanvrager tevens twee exemplaren van de publicatie te overleggen. Deze exemplaren worden eigendom van Stroom.

Financiële eindverantwoording

De financiële eindverantwoording dient te worden opgesteld op basis van de modelbegroting, zoals te vinden op de subsidies overzichtspagina.
De financiële eindverantwoording bestaat uit een staat van baten en lasten die op dezelfde wijze is opgesteld als de ingediende begroting, zodat de begrote en werkelijke baten en lasten goed kunnen worden vergeleken. De subsidieontvanger dient grote afwijkingen te verklaren.

Stroom voert steekproefsgewijs controle uit. Dit houdt in dat Stroom nadere specificaties bij de financiële eindverantwoording kan opvragen, zoals (kopieën van) nota's, bankafschriften en dergelijke.
De subsidieontvanger verstrekt op verzoek van Stroom alle gegevens die nodig kunnen worden geacht voor het uitvoeren van een financiële controle. De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat zijn accountant of administratiekantoor medewerking verleent aan de door of vanwege Stroom verrichte (controle-) werkzaamheden.
De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat de administratie met betrekking tot het project op deugdelijke en overzichtelijke wijze wordt gevoerd en dat deze een juist en actueel beeld geeft van de baten en lasten van het project. In deze administratie zijn van alle baten en lasten deugdelijk opgemaakte stukken aanwezig, waaruit de aard en de omvang van de geleverde goederen en diensten en de inkomsten duidelijk blijken. De subsidieontvanger zorgt ervoor dat de administratie gedurende twee jaar na vaststelling van de subsidie wordt bewaard en kan worden ingezien door Stroom.

Digitaal indienen evaluatie
De evaluatie (dat wil zeggen het inhoudelijk en financieel eindverslag en beeldmateriaal) dient digitaal te worden ingediend.
Voor indiening gelden de volgende voorwaarden:
  • het inhoudelijk en financieel eindverslag dient te worden aangeleverd in PDF-bestand, met als maximale grootte 12 Mb;
  • het beeldmateriaal dient als apart bestand te worden aangeleverd. Hiervoor geldt geen maximale grootte.

Documentatiemateriaal
Het toegestuurde documentatiemateriaal wordt formeel eigendom van Stroom Den Haag. Onder bepaalde voorwaarden kan materiaal worden geretourneerd. Op het aanvraagformulier kan worden aangegeven indien men de meegezonden documentatie na behandeling van de aanvraag retour wenst te ontvangen. De aanvrager voegt daartoe een voldoende gefrankeerde retourenvelop bij. Prints, kopieën, cd's, cd-roms en dvd's worden niet geretourneerd.